G Suite là bộ cộng tác và năng suất gần như hoàn hảo. Tại sao gần như? Vì tính bảo mật của nó phụ thuộc hoàn toàn vào cách bạn, quản trị viên G Suite, sắp xếp và tùy chỉnh nó. Với tư cách là quản trị viên G Suite, bạn phải theo dõi các phương pháp bảo mật tốt nhất của G Suite.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn những kiến thức cơ bản về bảo mật của G Suite.
Hãy đi sâu vào!
Tạo chính sách mật khẩu
Mật khẩu có lẽ là điểm yếu nhất trong bảo mật của bất kỳ tổ chức nào. Bạn có thể nghĩ rằng trong kỷ nguyên kỹ thuật số, mọi người dùng đều hiểu biết siêu an ninh mạng và biết rằng hầu hết các mật khẩu đều có thể dễ dàng bẻ khóa, nhưng không phải vậy. Mọi người vẫn không biết những điều cơ bản hoặc chỉ hành động bất cẩn, điều này khiến dữ liệu của công ty gặp nguy hiểm. Ngay cả một nhân viên có mật khẩu yếu cũng có thể gây nguy hiểm cho dữ liệu của cả một bộ phận hoặc thậm chí cả công ty.
Đây là lý do tại sao với tư cách là Quản trị viên G Suite, bạn có trách nhiệm cung cấp cho họ các nguyên tắc để tăng cường bảo mật mật khẩu của họ. Viết một bản ghi nhớ với các quy tắc liên quan đến mật khẩu có những điều sau:
1. Các quy tắc tạo mật khẩu:
- Chiều dài. Mật khẩu không được ngắn hơn tám ký tự.
- Sự phức tạp. Mật khẩu càng phức tạp , tốt hơn. Mật khẩu phải bao gồm các số, cả chữ hoa và chữ thường, và phải phức tạp về mặt ý nghĩa. Để làm cho nó trở nên đáng nhớ hơn, nhân viên của bạn có thể tự do đưa vào các cụm từ từ phim, bài hát hoặc chỉ một cái gì đó cá nhân.
- Mật khẩu không được chứa các ký tự, cụm từ, từ, tổ hợp số thường được sử dụng.
- Không bao gồm thông tin cá nhân như tên của những người bạn biết, những nơi bạn đã đến, v.v.
Bạn có thể dễ dàng kiểm soát nếu mật khẩu mà người dùng thiết lập đủ mạnh và thay đổi chúng từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Ngoài ra, hãy đảm bảo sử dụng xác thực hai yếu tố. Điều đó cung cấp một mức độ bảo mật bổ sung bằng cách yêu cầu người dùng nhập mã hoặc trả lời điện thoại để xác minh danh tính của họ. Bằng cách này, nếu mật khẩu bị bẻ khóa, tội phạm mạng sẽ không thực hiện được bước xác minh thứ hai.
Bạn có thể thực thi mọi người trong tổ chức của mình và bật xác thực 2 bước tại đây .
Vô hiệu hóa quyền truy cập vào các ứng dụng rủi ro
Hầu hết người dùng G Suite cố gắng khai thác tối đa việc sử dụng dịch vụ bằng cách cài đặt các ứng dụng và tiện ích mở rộng của bên thứ ba từ thị trường G Suite. Bằng cách đó, nhân viên của bạn tăng năng suất của họ, nhưng cũng khiến tổ chức của bạn có nguy cơ bị vi phạm dữ liệu.
Làm thế nào như vậy? Vấn đề là, các ứng dụng và tiện ích mở rộng là một thị trường tuyệt vời cho các loại tin tặc và tội phạm mạng. Thật khó để xác minh tính hợp pháp của ứng dụng trước khi nó được đưa vào thị trường. Tội phạm mạng chuyên nghiệp thuê các nhà phát triển sao chép giao diện của một ứng dụng hợp pháp và đưa vào đó Trojan hoặc Ransomware.
Nhưng ngoài những ứng dụng độc hại ban đầu chiếm thiểu số, cũng có những ứng dụng được gọi là rủi ro. Các ứng dụng này về bản chất là vô hại nhưng yêu cầu các loại quyền và quyền truy cập, nếu được cung cấp, có thể khiến dữ liệu của công ty gặp nguy hiểm. Ngoài ra, các ứng dụng này có thể không đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật hiện đại và dễ dàng tiếp xúc với tội phạm mạng.
Với tư cách là quản trị viên G Suite, bạn có trách nhiệm theo dõi xem nhân viên cấp quyền truy cập nào cho các ứng dụng và các ứng dụng này có rủi ro hay không. Spin Technology Inc là một công ty an ninh mạng tạo ra các công cụ để kiểm tra các ứng dụng rủi ro, bảo vệ chống ransomware và sao lưu, giúp đơn giản hóa công việc của quản trị viên. Khi sử dụng ứng dụng này, bạn có thể dễ dàng xem ứng dụng nào được người dùng G Suite của mình sử dụng lành tính và nếu chúng có rủi ro và vô hiệu hóa quyền truy cập.
Kích hoạt tính năng phát hiện lừa đảo sớm
Lừa đảo là một trong những Những rủi ro hàng đầu về bảo mật của G Suite . Mặc dù nhiệm vụ bảo vệ tổ chức khỏi lừa đảo không phải hoàn toàn thuộc về bạn, nhưng mục tiêu của bạn là đảm bảo bạn sử dụng tất cả các tài nguyên của G Suite để giảm khả năng email lừa đảo lọt qua bộ lọc spam.
Để giảm thiểu xác suất người dùng bị lừa đảo qua email, bạn cần bật tính năng quét tin nhắn trước khi gửi nâng cao . Quá trình quét này làm gì? Khi thư được gửi đến bạn, thư sẽ được Gmail đánh giá và quét. Nếu Gmail nhận ra email cụ thể là email lừa đảo, nó sẽ hiển thị dấu hiệu cảnh báo màu đỏ ở đầu email đã mở hoặc chỉ cần chuyển email đó vào thư mục Spam.
Tính năng quét bổ sung được bật này sẽ làm giảm khả năng người dùng nhấp vào các liên kết trong email này hoặc được cung cấp quyền truy cập có thể được yêu cầu.
Hãy cẩn thận với cài đặt chia sẻ
Người dùng tạo và chia sẻ tài liệu mọi lúc. Tuy nhiên, nhiều người trong số họ quên rằng đám mây không phải là một nơi được mặc định là riêng tư; hơn nữa, nó hoàn toàn ngược lại. Đã có hàng nghìn trường hợp khi một tài liệu có giá trị và được cho là riêng tư được công khai hoặc được chia sẻ hoặc tải xuống bởi một người không liên quan đến tài liệu đó. Để đặt điều gì đó ở chế độ riêng tư, bạn cần thực hiện hành động; trước đó, mọi thứ được tạo trên đám mây đều ở chế độ công khai, nếu nó chưa được tùy chỉnh theo cách khác.
Với tư cách là quản trị viên G Suite, bạn phải quản lý tất cả các thư mục, tài liệu, nhóm và lịch có quyền chia sẻ thích hợp. Điều này có nghĩa là không thể chia sẻ tài liệu do một số thành viên của nhóm hoặc trong một thư mục cụ thể tạo ra với các bên thứ ba.
Quản lý chia sẻ nội bộ và bên ngoài: đặt tất cả tài liệu có miền Riêng tư - điều này làm cho chúng được mã hóa và không thể bị ai đó bên ngoài miền của bạn nhìn thấy.
Sao lưu dữ liệu G Suite
Cho dù bạn và các nhân viên từ bộ phận bảo mật có cố gắng thế nào đi chăng nữa, thì việc vi phạm dữ liệu là điều khó có thể qua mặt được công ty của bạn. Đây chỉ là cách mọi thứ hoạt động trong những ngày này: hoặc bạn đã bị tấn công, hoặc bạn sẽ ở trong tương lai. Tất cả những gì bạn có thể làm là chuẩn bị cho điều đó, vì vậy nó sẽ ít gây tổn hại cho tổ chức của bạn hơn. Đây là lý do tại sao sao lưu là quan trọng đối với tất cả các tổ chức không muốn mất tiền do thời gian ngừng hoạt động hoặc mất dữ liệu.
Là một bộ quản lý dữ liệu, cộng tác và năng suất, G Suite không chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi kẻ xấu và lưu trữ miễn phí một bản sao của chúng đề phòng bạn bị tội phạm mạng tấn công. Khả năng bị tấn công bởi ransomware hoặc bị tấn công là lý do tại sao điều quan trọng là phải có một bản sao lưu đám mây tự động hàng ngày - theo cách của anh ấy, dữ liệu công ty sẽ được bảo vệ khỏi mất dữ liệu.
